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Mythos Internes Kontrollsystem (Iks): Börsennotierte Aktiengesellschaften auf dem Prüfstand

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The market survey showed that the control activities were performed in a very heterogeneous manner. Their extent ranged from full controls (100 percent of advice documents) to random samples which differed widely in their qualitative focus, and they were performed continuously or at intervals. In most instances, control activities were performed on a specific date. In rare cases, it was up to the discretion of the employee performing the controls to do this within a given period of time, for instance within the quarter. Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission (COSO) (Hrsg.): Internal Control – Integrated Framework. 2. Aufl. AICPA, Jersey NY 1994. für externe Prüfer Nachweise und Dokumentationen zu erstellen, anhand derer diese die Kontrollen beurteilen und nachprüfen können

Doch was verbirgt sich hinter IKS? Und warum sollten sich alle Mitarbeitenden eines Unternehmens – insbesondere in der Lohn- und Gehaltsabrechnung – dafür interessieren? Was ist das interne Kontrollsystem (IKS)? Der erste Bereich beinhaltet die Regeln und Abläufe zur Steuerung des Unternehmens . Das zweite System dient zur Überwachung. Dieses ist das aufwändigere System von beiden, denn es ist weiter verzweigt und sollte deshalb weitestgehend automatisiert werden. Kontrollmaßnahmen des IKSMit folgendem Ansatz unterstützen wir Sie dabei, ein effektives und effizientes Kontrollsystem zu errichten: Unter dem internen Kontrollsystem (IKS) ist ein organisatorischer Rahmen zu verstehen, der dazu dient, die Vermögenswerte eines Unternehmens zu schützen, die Genauigkeit und Vollständigkeit der Finanzinformationen sicherzustellen und die Effektivität der Geschäftsprozesse zu erhöhen. In domonda können Sie genau steuern, wer Zugriff zu welchen (sensiblen) Dokumenten hat. Sie können festlegen, welche Befugnisse die einzelnen Mitarbeiter bekommen (zum Beispiel Rechnungen freigeben, zahlen, verbuchen, etc.). So können Sie verhindern, dass sensible Daten in die falschen Hände gelangen. Zudem kann so das Prinzip der Funktionstrennung & der Mindestinformation leicht umgesetzt werden, ohne dass die Effizienz der Prozesse darunter leidet. 2. Verbesserte Sicherheit

b) Angemessene organisatorische Regelungen: Soweit möglich und sinnvoll, sind Arbeitsabläufe zu programmieren; die Aufbauorganisation ist deutlich abzugrenzen. Der Zugriff auf domonda ist passwortgeschützt. Außerdem ist eine two-factor-authentication implementiert, die den derzeitigen Standards entspricht. 3. Nachvollziehbarkeit & Transparenz des Zugriffs Ein einziges Framework integrieren: Damit COBIT möglichst effektiv funktioniert, sollte man keine zwei Frameworks nebeneinander einsetzen. Zwei Systeme erhöhen nicht nur den Aufwand, es kommt so auch vermehrt zu Fehlern.Positionen des Rechnungshofes 1.5 Begriffsabgrenzungen IKS und Risikomanagement Risikomanagement und IKS sind untrennbar miteinander verbunden: IKS soll sicherstellen, dass das Erreichen der Organisationsziele nicht durch interne und externe Risiken gefährdet wird. Zur Beurteilung der Qualität eines IKS ist die Kenntnis der Risiken der geprüften Organisation (der geprüften Prozesse) unabdingbar. Das Risikomanagement ist damit Grundvoraussetzung und Basis eines IKS. Interne Kontrollsysteme müssen bei Änderungen der Risikosituation angepasst werden. Tabelle 1: Grundidee/Fokus Gemeinsamkeiten Quelle: RH Abgrenzung Risiko Management IKS Risiko Management Identifizierung, Analyse und Bewertung der Risiken einer Organisation anhand von potenziellem Schadensausmaß und Eintrittswahrscheinlichkeit. IKS Festlegung von Verantwortlichkeiten und Prozessen, die geeignet sind, den Risiken einer Organisation zu begegnen und diese zu minimieren. Die Konzepte sind untrennbar miteinander verbunden; es geht um die Minimierung der Unternehmensrisiken und die Sicherstellung des Erreichens der Organisations /Unternehmensziele. 10

Im ersten Schritt führen wir eine Richtlinieninventur durch und überprüfen, welche Richtlinien, Dienstvorschriften, Einzeldienstvorschriften, Handlungsanweisungen etc vorhanden sind. Sofern in dieser Phase bereits möglich, beurteilen wir zudem die Adressierung von Risken durch die in den Richtlinien beschriebenen Kontrollaktivitäten. Nach Durchsicht der Regelungen nehmen wir eine erste Beurteilung bezüglich der Ausprägungsmerkmale des IKS vor.Die Geschäftsführung eines Unternehmens kontrolliert in gewissem Rahmen die Mitarbeiter. Aber wer überprüft die Handlungen und Entscheidungen der Geschäftsführung? Für diese und andere Teile des Betriebs kann ein internes Kontrollsystem die Sicherheit der Unternehmung verbessern. Dabei sollen sowohl Fehler als auch kriminelle Handlungen verhindert werden. Um die Risiken zu minimieren, besteht ein IKS aus Regeln und Arbeitsabläufen, die ein Fehlverhalten so weit wie möglich verhindern sollen. Halten sich alle Mitarbeiter an diese Regularien, können Fehler kaum noch auftreten, und eine Missachtung der Regeln kann schnell festgestellt werden.

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